Informes de gastos¶
Una vez que los gastos estén listos su envío (por ejemplo, al final de un viaje de negocios o una vez al mes) deberá crear un informe de gastos. Vaya al tablero principal de que mostrará la sección Mis gastos de forma predeterminada o vaya a .
Los gastos están codificados por colores según su estado. Los que tienen el estado Por reportar (es decir, los gastos que debe agregar a un informe) aparecen en azul, los demás (Por enviar, Enviado y Aprobado) aparecen en negro.
Crear informes de gastos¶
Primero seleccione los gastos que desea agregar al informe en el tablero Mis gastos. Seleccione la casilla junto a cada entrada o elija todos los gastos en la lista al seleccionar la casilla ubicada junto al título de la columna Fecha del gasto en caso de que sea necesario.
Otra forma de agregar todos los gastos que no están en un informe es hacer clic en el botón Crear informe sin seleccionar ningún gasto. Odoo seleccionará todos los gastos que tengan el estado Por enviar que no estén en un informe de forma automática.
Nota
Es posible seleccionar cualquier gasto de la lista Mis gastos a excepción de los que están en estado Aprobado.
El botón Crear informe aparecerá siempre y cuando haya al menos un gasto en la lista con el estado Por reportar o Por enviar.
Al hacer clic en el botón Crear informe, todos los gastos con el estado Por enviar que no están en otro informe de gastos aparecerán en el nuevo.
Si todos los gastos del informe Mis gastos ya están asociados con otro, entonces aparecerá la ventana emergente Operación no válida indicando que no tiene gastos por reportar.
Haga clic en el botón Crear informe una vez que haya seleccionado los gastos. El nuevo informe incluye todos los gastos que aparecen en la pestaña Gastos. Si hay un recibo adjunto a un gasto, entonces aparecerá el icono (clip) entre las columnas Cliente al que se le va a volver a facturar y Distribución analítica.
El intervalo de fechas para los gastos aparecerá en el campo Resumen del informe de gastos de forma predeterminada al crear el informe. Le recomendamos que edite este campo con un breve resumen para cada informe, esto le ayudará a mantener sus gastos organizados. Escriba una breve descripción para el informe de gastos (como Viaje a Nueva York con un cliente o Artículos de oficina para presentaciones) en el campo Resumen del informe de gastos.
Los campos Empleado, Pagado por y Empresa se completan en automático con la información que aparece en los gastos.
Luego, seleccione un gerente en el menú desplegable para asignar a la persona que lo revisará. Si es necesario, actualice el campo Diario con su respectivo menú desplegable.
Si faltan algunos gastos en el informe podrá agregarlos desde este formulario. Para ello, haga clic en Agregar una línea en la parte inferior de la pestaña Gastos.
Aparecerá la ventana emergente Agregar: Líneas de gastos con todos los gastos disponibles (en el estado Para enviar) que puede agregar al informe.
Si necesita agregar un nuevo gasto que no aparece en la lista, haga clic en Nuevo para crearlo y agregarlo al informe.
Seleccione la casilla junto a los gastos que agregará y luego haga clic en Seleccionar.
Esta acción cierra la ventana emergente y los elementos aparecen en el informe.
Nota
Puede crear informes de gastos desde uno de estos tres lugares:
Vaya al tablero principal de (puede acceder a desde ).
Vaya a .
Vaya a .
En cualquiera de estas vistas, haga clic en Nuevo para crear un nuevo informe de gastos.
Enviar informes de gastos¶
Una vez que el informe de gastos está completo, el siguiente paso es enviárselo a un gerente para que lo apruebe. Vaya a para ver todos los informes y abra el informe correspondiente desde la lista que aparece.
Nota
Es necesario que envíe los informes de forma individual, no es posible hacerlo por lotes.
Si la lista es grande, puede ser útil agrupar los resultados por estado, ya que solo es necesario enviar los informes que se encuentran en estado Por enviar, mientras que los informes con estado Aprobado o Enviado no.
Los gastos por enviar tienen el mismo estado y aparecen en azul, mientras que todos los demás gastos aparecen en negro.
Nota
El estado de cada informe aparece en la columna Estado. Si esta columna está oculta, haga clic en el icono (opciones adicionales) que se ubica al final de la fila y seleccione la casilla junto a Estado en el menú desplegable.
Haga clic en un informe para abrirlo y, a continuación, haga clic en Enviar al gerente. Tras enviar un informe, el siguiente paso es esperar a que el gerente lo apruebe.
Importante
Solo los usuarios con los permisos de acceso adecuados pueden aprobar , registrar y reembolsar gastos.