Deutschland

Buchhaltung

Siehe auch

Dokumentation über die Rechtmäßigkeit und Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland

Kontenplan

Sowohl der SKR03- als auch der SKR04-Kontenrahmen werden in Odoo unterstützt. Wenn Sie eine neue Odoo-Online-Datenbank erstellen, wird SKR03 standardmäßig installiert.

Prüfen Sie, welcher installiert ist, indem Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen gehen und das Feld Paket im Abschnitt Steuerliche Lokalisierung prüfen.

Warnung

Die Auswahl eines anderen Pakets ist nur möglich, wenn Sie noch keine Buchung erstellt haben. Wenn ein Posten gebucht wurde, muss ein neues Unternehmen oder eine neue Datenbank eingerichtet werden, um ein anderes Paket auszuwählen. Außerdem müssen alle Journalbuchungen erneut erstellt werden.

Berichte

Folgende deutschlandbezogenen Berichte sind in Odoo Enterprise verfügbar:

• Bilanz

• Gewinn & Verlust

• Steuerbericht (Umsatzsteuervoranmeldung)

• EG-Verkaufsliste

• Intrastat

Buchungen von Odoo nach Datev exportieren

Provided that one of the German fiscal localization packages is installed, you can export your accounting entries from Odoo to DATEV from the general ledger.

Es werden zwei Arten von Exporten benötigt: erstens der DATEV-ATCH-Export und zweitens der DATEV-DATA-Export.

Bemerkung

Beide werden in unterschiedlichen Phasen benötigt, um die Daten korrekt an DATEV zu übertragen, da DATEV mit zwei Schnittstellen arbeitet, eine für Kunden (DUO - DATEV Unternehmen Online) und eine für Steuerberater (DATEV Rechnungswesen).

1. DATEV ATCH

Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Hauptbuch, klicken Sie auf die Schaltfläche (Aktionen) und wählen Sie Datev ATCH (zip).

Laden Sie die heruntergeladene ZIP-Datei über die DATEV-Belegtransfer-Software hoch.

Wenn Sie die Software DATEV Belegtransfer nicht auf Ihrem Computer installiert haben, bitten Sie Ihren Steuerberater, Ihnen dabei zu helfen.

Warnung

Die DATEV-ACH-ZIP-Datei enthält die mit einer Odoo-Rechnung verknüpften Dateien (Berichte). Bei Kundenrechnungen muss die Datei über die Schaltfläche Drucken & senden erstellt worden sein. Bei Lieferantenrechnungen muss die Datei über einen E-Mail-Alias eingegangen sein oder über die Schaltfläche Hochladen hochgeladen worden sein.

DATEV-ATCH-ZIP-Datei

Die ZIP-Datei enthält zwei Dateitypen:

• die einzelnen Rechnungsdateien (PDF, JPEG usw.) für den ausgewählten Zeitraum im Hauptbuch und

• eine document.xml-Datei, die verwendet wird, um eine eindeutige ID (GUID) für jede Datei zu erstellen.

Diese eindeutigen IDs sind unerlässlich, da sie es DATEV ermöglichen, die Dateien automatisch mit den einzelnen Buchungszeilen zu verknüpfen, die im nächsten Schritt mit der DATEV-DATA-Datei importiert werden.

2. DATEV DATA

Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Hauptbuch, klicken Sie auf die Schaltfläche (Aktionen) und wählen Sie Datev DATA (zip).

Übermitteln Sie die heruntergeladene ZIP-Datei an Ihren Steuerberater. Dieser sollte die ZIP-Datei in DATEV Rechnungswesen importieren.

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, wie oft er diese Dateien benötigt.

DATEV-ATCH-ZIP-Datei

Die ZIP-Datei enthält zwei drei CSV-Dateien:

• die Datei EXTF_customer_accounts.csv, die alle Daten zu Ihren Kunden enthält,

• die Datei EXTF_vendor_accounts.csv, die alle Daten zu Ihren Lieferanten enthält, und

• die Datei EXTF_accounting_entries.csv, die alle Journalbuchungen für den im Hauptbuch definierten Zeitraum sowie die eindeutigen IDs (GUID) enthält, damit die Journalbuchungen mit den Dateien in der DATEV-ATCH-ZIP-Datei verknüpft werden können.

GoBD-Konformität

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Kurz gesagt handelt es sich um eine Richtlinie zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, die für die deutsche Finanzverwaltung, die Steuererklärung und die Bilanz relevant ist.

Diese Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) im November 2014 verfasst und veröffentlicht. Seit Januar 2015 sind sie zur Norm geworden und ersetzen die zuvor akzeptierten Praktiken im Zusammenhang mit der computergestützten Buchführung. 2019 und Januar 2020 hat das BMF mehrere Änderungen vorgenommen, um einige Inhalte aufgrund der Entwicklung digitaler Lösungen (Cloud-Hosting, papierlose Unternehmen usw.) zu spezifizieren.

Wichtig

Odoo ist GoBD-konform.

GoBD in Bezug auf Buchhaltungssoftware verstehen

Die GoBD ist für buchführungspflichtige Unternehmen, zu denen auch KMU, Freiberufler und Unternehmer gehören, gegenüber den Finanzbehörden verbindlich. Somit ist der Steuerpflichtige selbst für die vollständige und erschöpfende Aufbewahrung der steuerlich relevanten Daten (o.g. Finanzdaten und damit verbundene Daten) verantwortlich.

Neben den Anforderungen an die Software ist der Benutzer verpflichtet, ein internes Kontrollsystem (nach § 146 der Abgabenordnung) sicherzustellen:

• Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrolle;

• Funktionstrennungen;

• Erfassungs,- Eingabekontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen);

• Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe;

• Verarbeitungskontrollen;

• Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte oder unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

Der Benutzer muss die Aufgaben innerhalb seiner Organisation an die entsprechenden Stellen verteilen (Kontrolle) und die ordnungsgemäße und vollständige Durchführung der Aufgaben überprüfen (Aufsicht). Das Ergebnis dieser Kontrollen muss aufgezeichnet werden (Dokumentation), und wenn bei diesen Kontrollen Fehler festgestellt werden, sollten geeignete Maßnahmen zur Korrektur der Situation ergriffen werden (Vorbeugung).

Datensicherheit

Der Steuerpflichtige muss das System gegen Datenverlust durch Löschen, Entfernen oder Diebstahl von Daten sichern. Sind die Buchungen nicht ausreichend gesichert, wird die Buchführung nicht als GoBD-konform angesehen.

Einmal endgültig gebuchte Buchungen können über die Anwendung nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

• Wenn Odoo in der Cloud genutzt wird, sind regelmäßige Backups Teil des Odoo-Online-Services. Darüber hinaus können regelmäßige Backups heruntergeladen und auf externen Systemen gesichert werden.

  Siehe auch

  Odoo Cloud Hosting - Service Level Agreement

• Wenn der Server lokal betrieben wird, ist der Benutzer für die Erstellung der erforderlichen Sicherungsinfrastruktur verantwortlich.

Wichtig

In manchen Fällen müssen die Daten zehn Jahre oder länger aufbewahrt werden, daher sollten Sie immer Backups erstellen. Das ist umso wichtiger, wenn Sie den Softwareanbieter wechseln wollen.

Verantwortung des Softwareherstellers

Da die GoBD nur für Steuerpflichtige gilt, kann der Software-Editor in keiner Weise für die korrekte und konforme Dokumentation der Finanztransaktionsdaten seiner Benutzer verantwortlich gemacht werden. Er kann lediglich die erforderlichen Werkzeuge bereitstellen, damit der Benutzer die in den GoBD beschriebenen softwarebezogenen Richtlinien einhalten kann.

Einhaltung der Vorschriften mit Odoo

Die Schlüsselwörter, wenn es um die GoBD geht, sind: nachvollziehbar, überprüfbar, wahrheitsgemäß, eindeutig und fortlaufend. Kurz gesagt, Sie brauchen eine revisionssichere Archivierung, und Odoo bietet Ihnen die Mittel, um alle diese Ziele zu erreichen:

1. Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit

   Jeder Datensatz in Odoo wird mit dem Ersteller des Dokuments, dem Erstellungsdatum, dem Änderungsdatum und demjenigen, der es geändert hat, versehen. Darüber hinaus werden relevante Felder nachverfolgt, sodass im Chatter des jeweiligen Objekts ersichtlich ist, welcher Wert von wem geändert wurde.
2. Vollständigkeit

   Alle Finanzdaten müssen im System erfasst werden, und es darf keine Lücken geben. Odoo stellt sicher, dass die Nummerierung der Finanztransaktionen lückenlos ist. Es liegt in der Verantwortung des Benutzers, alle Finanzdaten im System zu codieren. Da die meisten Finanzdaten in Odoo automatisch generiert werden, liegt es in der Verantwortung des Benutzers, alle Lieferantenrechnungen und sonstigen Vorgänge vollständig zu codieren.
3. Richtigkeit

   Odoo stellt mit der richtigen Konfiguration sicher, dass die richtigen Konten verwendet werden. Darüber hinaus spiegeln die Kontrollmechanismen zwischen Bestellungen und Verkaufsaufträgen und ihren jeweiligen Rechnungen die Geschäftsrealität wider. Es liegt in der Verantwortung des Benutzers, die papierbasierte Lieferantenrechnung zu scannen und an den entsprechenden Datensatz in Odoo anzuhängen. Odoo Dokumente hilft Ihnen, diese Aufgabe zu automatisieren.
4. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

   Da die meisten Finanzdaten in Odoo von den Transaktionsobjekten generiert werden (z. B. wird die Rechnung bei der Bestätigung verbucht), gewährleistet Odoo von Anfang an eine zeitnahe Buchführung. Es liegt in der Verantwortung des Benutzers, alle eingehenden Lieferantenrechnungen rechtzeitig zu erfassen, ebenso wie die verschiedenen Vorgänge.
5. Ordnung

   Die in Odoo gespeicherten Finanzdaten sind per Definition geordnet und können nach den meisten im Modell vorhandenen Feldern neu geordnet werden. Die GoBD schreiben keine bestimmte Reihenfolge vor, aber das System muss sicherstellen, dass eine bestimmte Finanztransaktion von einem externen Experten schnell gefunden werden kann. Odoo stellt dies standardmäßig sicher.
6. Unveränderlichkeit

   Mit der deutschen Odoo-Lokalisierung wird Odoo standardmäßig so konfiguriert, dass die Unveränderlichkeitsklausel ohne weitere Anpassungen eingehalten werden kann.

GoBD-Export

Im Falle einer Finanzkontrolle kann die Finanzbehörde drei Ebenen des Zugangs zum Buchhaltungssystem beantragen (Z1, Z2, Z3). Diese Stufen reichen vom direkten Zugriff auf die Schnittstelle bis zur Übergabe der Finanzdaten auf einem Speichermedium.

Bei einer Übergabe der Finanzdaten auf ein Speichermedium wird das Format von den GoBD nicht vorgeschrieben. Es kann zum Beispiel XLS, CSV, XML, Lotus 123, SAP-Format, AS/400-Format oder ein anderes sein. Odoo unterstützt standardmäßig den CSV- und XLS-Export von Finanzdaten. Die GoBD empfehlen den Export in einem bestimmten XML-basierten GoBD-Format (siehe „Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung“ §3), sind aber nicht verbindlich.

Nicht-Konformität

Im Falle eines Verstoßes können Sie mit einem Bußgeld und einem Gerichtsbeschluss rechnen, der die Durchführung bestimmter Maßnahmen vorschreibt.

Kassensystem

Technisches Sicherheitssystem

Die Kassensicherungsverordnung (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Aufzeichnungen) schreibt vor, dass elektronische Aufzeichnungssysteme – einschließlich der Kassensysteme – mit einem Technischen Sicherheitssystem (auch TSS oder TSE genannt) ausgestattet sein müssen.

Odoo bietet einen Service, der mithilfe von fiskaly, einer cloud-basierten Lösung, konform ist.

Wichtig

Da diese Lösung cloudbasiert ist, ist eine funktionierende Internetverbindung erforderlich.

Bemerkung

Die einzigen zulässigen Umsatzsteuersätze werden von fiskaly vorgegeben. Sie können diese Sätze mithilfe von fiskaly überprüfen: fiskaly DSFinV-K API: USt.-Definition.

Konfiguration

Installieren Sie die Module Deutschland - Zertifizierung für Kassensystem (l10n_de_pos_cert) und Deutschland - Zertifizierung für POS (Restaurants) (l10n_de_pos_res_cert).

Tipp

Wenn diese Module nicht angezeigt werden, aktualisieren Sie die App-Liste.

Registrierung des Unternehmens beim Finanzamt

Um Ihr Unternehmen zu registrieren, öffnen Sie die App Einstellungen, klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Info aktualisieren und füllen Sie die folgenden Felder aus:

• Unternehmensname

• Adresse

• USt-IdNr.

• St.-Nr. (Steuernummer): Diese Nummer wird vom Finanzamt an jede steuerpflichtige natürliche oder juristische Person vergeben. (z. B. 2893081508152).

• W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer): Diese Nummer wird als dauerhafte Identifikationsnummer für erwerbstätige Personen verwendet.

Sie können Ihr Unternehmen dann über fiskaly registrieren, indem Sie den Reiter Fiskaly öffnen und auf die Schaltfläche Fiskaly-Registrierung klicken.

Tipp

Wenn Sie die Schaltfläche Fiskaly-Registrierung nicht sehen, vergewissern Sie sich, dass Ihre Unternehmensdaten gespeichert wurden und Sie sich nicht mehr im Bearbeitungsmodus befinden.

Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, erscheinen neue Felder:

• Fiskaly-Organisations-ID bezieht sich auf die ID Ihres Unternehmens auf der fiskaly-Seite.

• API-Schlüssel von Fiskaly und API-Geheimnis von Fiskaly sind die Anmeldedaten, die das System für den Zugang zu den von fiskaly angebotenen Diensten verwendet.

Bemerkung

Es ist möglich, neue Anmeldedaten anzufordern, wenn es Probleme mit den aktuellen gibt, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Schlüssel klicken.

Technisches Sicherheitssystem erstellen und mit einem Kassensystem verknüpfen

Um ein Kassensystem in Deutschland zu nutzen, erstellen Sie zunächst ein TSS, indem Sie zu Kassensystem ‣ Konfiguration ‣ Kassensystem gehen, das zu bearbeitende Kassensystem auswählen und dann das Kästchen TSS erstellen im Abschnitt API von Fiskaly ankreuzen.

Sobald die Erstellung des TSS erfolgreich war, sehen Sie:

• TSS-ID, die sich auf die ID Ihres TSS auf der Seite von Fiskaly bezieht und

• Fiskaly-Client-ID, die sich auf die ID Ihres Unternehmens auf der Fiskaly-Seite bezieht.

DSFinV-K-Export

Immer wenn Sie eine Kassensitzung schließen, werden die Auftragsdaten an den DSFinV-K-Dienst von fiskaly gesendet.

Im Falle einer Prüfung können Sie die an DSFinV-K gesendeten Daten unter Kassensystem ‣ Aufträge ‣ DSFinV-K-Exporte –Y Neu exportieren.

Diese Felder sind Pflicht:

• Startdatum/-zeit: exportiert Informationen mit Daten, die größer oder gleich dem angegebenen Startdatum sind

• Enddatum/-zeit: exportiert Informationen mit Daten, die kleiner oder gleich dem angegebenen Enddatum sind

Lassen Sie das Feld Kassensystem leer, wenn Sie die Daten aller Ihrer Kassen exportieren möchten. Geben Sie eine Kasse an, wenn Sie nur die Daten dieser bestimmten Kasse exportieren möchten.

Wenn ein Export erfolgreich ausgelöst wurde und verarbeitet wird, sollte im Feld Status der Status Ausstehend angezeigt werden. Klicken Sie auf Status aktualisieren, um zu überprüfen, ob der Export abgeschlossen ist.