Elektronische Rechnungsstellung (EDI)

EDI, oder elektronischer Datenaustausch, ist die unternehmensübergreifende Kommunikation von Geschäftsdokumenten, wie z. B. Bestellungen und Rechnungen, in einem Standardformat. Das Versenden von Dokumenten gemäß einem EDI-Standard stellt sicher, dass das Gerät, das die Nachricht empfängt, die Informationen richtig interpretieren kann. Es gibt verschiedene EDI-Dateiformate, die je nach Land Ihres Unternehmens verfügbar sind.

Die EDI-Funktion ermöglicht die Automatisierung der Verwaltung zwischen Unternehmen und kann auch von einigen Regierungen zur Steuerkontrolle oder zur Erleichterung der Verwaltung verlangt werden.

Die elektronische Rechnungsstellung für Ihre Dokumente wie Kundenrechnungen, Gutschriften oder Lieferantenrechnungen ist eine der Anwendungen von EDI.

Odoo unterstützt die elektronische Rechnungsstellung in vielen Ländern. Konsultieren Sie die Seite des Landes für weitere Informationen:

• Argentinien

• Österreich

• Belgien

• Brasilien

• Chile

• Kolumbien

• Kroatien

• Dänemark

• Ecuador

• Estland

• Finnland

• Frankreich

• Deutschland

• Ungarn

• Irland

• Italien

• Lettland

• Litauen

• Luxemburg

• Mexiko

• Niederlande

• Norwegen

• Peru

• Polen

• Portugal

• Rumänien

• Slowenien

• Spanien

• Spanien - Baskenland

• Uruguay

Siehe auch

Dokumentation zu steuerlichen Lokalisierungen

Konfiguration

Das im Senden-Fenster verfügbare Format hängt standardmäßig vom Land Ihres Kunden ab.

Sie können für jeden Kunden ein bestimmtes Format zur elektronischen Rechhnungsstellung festlegen. Gehen Sie dazu auf Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Kunden, öffnen Sie das Kundenformular, gehen Sie zum Reiter Buchhaltung und wählen Sie das entsprechende Format.

Nationale elektronische Rechnungsstellung

Je nach Land Ihres Unternehmens (z. B. Italien, Spanien, Mexiko usw.) müssen Sie möglicherweise elektronische Rechnungsdokumente in einem bestimmten Format für alle Ihre Rechnungen ausstellen. In diesem Fall können Sie ein Standardformat für die elektronische Rechnungsstellung für Ihr Verkaufsjournal festlegen.

Gehen Sie dazu zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale, öffnen Sie Ihr Verkaufsjournal, gehen Sie zum Reiter Erweiterte Einstellungen und aktivieren Sie die erforderlichen Formate für dieses Journal.

Generierung von elektronischen Rechnungen

Klicken Sie bei einer bestätigten Rechnung auf Senden & drucken, um das Senden-Fenster zu öffnen. Aktivieren Sie die Option zur elektronischen Rechnungsstellung, um die elektronische Rechnungsdatei zu erstellen und anzuhängen.

Peppol

Das Netzwerk Peppol sorgt für den Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen Unternehmen und Regierungsbehörden. Es wird in erster Linie für die elektronische Rechnungsstellung verwendet und seine Zugangspunkte (Konnektoren zum Peppol-Netzwerk) ermöglichen Unternehmen den Austausch elektronischer Dokumente.

Odoo ist ein Zugangspunkt und ein SMP, der elektronische Rechnungstransaktionen ermöglicht, ohne dass Sie Rechnungen per E-Mail oder Post versenden müssen.

Falls noch nicht geschehen, installieren Sie das Modul Peppol (account_peppol).

Wichtig

• Die Registrierung von Peppol ist kostenlos und in Odoo Community verfügbar

• Sie können Kundenrechnungen und Gutschriften versenden und Lieferantenrechnungen und Erstattungen über Peppol empfangen.

• Sie können in einem der folgenden unterstützten Dokumentformate senden und empfangen: BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS, NLCIUS.

• Die folgenden Länder sind für die Peppol-Registrierung in Odoo zugelassen:

  Andorra, Albanien, Österreich, Bosnien und Herzegowina, Belgien, Bulgarien, Schweiz, Zypern, Tschechische Republik, Deutschland, Dänemark, Estland, Spanien, Finnland, Frankreich, Vereinigtes Königreich, Griechenland, Kroatien, Ungarn, Irland, Island, Italien, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Lettland, Monaco, Montenegro, Nordmazedonien, Malta, Niederlande, Norwegen, Polen, Portugal, Rumänien, Serbien, Schweden, Slowenien, Slowakei, San Marino, Türkei, Heiliger Stuhl (Vatikanstadt)

Registrierung

Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen. Wenn Sie das Peppol-Modul nicht installiert haben, markieren Sie zunächst das Kontrollkästchen PEPPOL aktivieren und speichern Sie dann manuell. Klicken Sie auf Senden Sie via Peppol, um das Registrierungsformular zu öffnen.

Bemerkung

Dieses Registrierungsformular wird auch angezeigt, wenn Sie eine Rechnung über Peppol per Senden und Drucken versenden, ohne den Registrierungsprozess abzuschließen.

Sie können sich entweder als Sender oder als Empfänger registrieren. Ein Sender kann über Odoo nur Rechnungen und Gutschriften über Peppol senden, ohne sich jemals als Peppol-Teilnehmer bei Odoo SMP zu registrieren. Wenn Sie bereits irgendwo anders eine Peppol-Registrierung haben, die Sie behalten möchten, aber Rechnungen aus Ihrer Odoo-Datenbank senden und andere Dokumente in einer anderen Software empfangen möchten, registrieren Sie sich als Sender.

Tipp

• Sie können sich auch zuerst als Sender registrieren und sich später zum Empfang von Dokumenten registrieren.

• Bei der Registrierung können Sie festlegen, ob Sie Dokumente empfangen möchten.

Füllen Sie folgende Informationen aus:

• Kreuzen Sie das Kontrollkästchen für Empfänger an, wenn Sie sich bei Odoo SMP registrieren möchten. Wenn Sie von einem anderen Dienstanbieter wechseln, geben Sie den Migrationsschlüssel des vorherigen Anbieters ein (das Feld wird sichtbar, nachdem Sie das Kontrollkästchen angekreuzt haben).

• Schema der E-Adresse. Dies ist das Peppol Electronic Address Scheme (elektronisches Peppol-Adressschema) und hängt normalerweise vom Land Ihres Unternehmens ab. Odoo füllt dies oft mit dem am häufigsten verwendeten EAS-Code in Ihrem Land aus. Der bevorzugte EAS-Code für die meisten Unternehmen in Belgien ist zum Beispiel 0208.

• Endpunkt. Dies ist in der Regel eine Unternehmensregisternummer oder eine Mehrwertsteuernummer.

• Telefon, Telefonnummer einschließlich der Ländervorwahl (z. B. +32 in Belgien)

• E-Mail: Dies ist die E-Mail-Adresse, über die Odoo Sie bezüglich Ihrer Peppol-Registrierung kontaktieren kann.

Wenn Sie Peppol ausprobieren oder testen möchten, können Sie sich im Demo-Modus registrieren. Ansonsten wählen Sie Live.

Tipp

• Mit der Auswahl von Demo simulieren Sie den Prozess in Odoo. Es gibt keine Sende-, Empfangs- oder Partnerverifizierung.

• Nur für fortgeschrittene Benutzer: Es ist möglich, Tests im Peppol-Testnetzwerk durchzuführen. Der Server ermöglicht die Registrierung bei Peppol und das Senden/Empfangen von Testrechnungen an/von anderen Teilnehmern. Aktivieren Sie dazu den Entwicklermodus, öffnen Sie die App Einstellungen, gehen Sie zu Technisch ‣ Systemparameter und suchen Sie nach account_peppol.edi.mode. Klicken Sie auf den Parameter und ändern Sie den Wert in test. Gehen Sie zurück zum Peppol-Einrichtungsmenü in der App Einstellungen. Die Option Test ist jetzt verfügbar.

Siehe auch

• Peppol EAS - Europäische Kommission

• Peppol-Endpunkt - OpenPeppol-eDEC-Code-Listen (öffnen Sie „Participant Identifier Schemes“ (Teilnehmer-Identifizierungsschemata) als HTML-Seite)

Wenn Sie das Konto eingerichtet haben, fordern Sie einen Verifizierungscode an, indem Sie auf Einen Registrierungscode per SMS senden klicken. Eine Textnachricht mit einem Code wird an die angegebene Telefonnummer gesendet, um den Verifizierungsprozess abzuschließen.

Sobald Sie den Code eingegeben und auf Registrieren geklickt haben, wird Ihr Peppol-Teilnehmerstatus aktualisiert. Wenn Sie nur Dokumente senden möchten, ändert sich der Status in Kann senden, aber nicht empfangen Wenn Sie sich dafür entschieden haben, auch Dokumente zu empfangen, ändert sich der Status in Kann senden, zu ausstehende Registrierung zum Empfangen. In diesem Fall sollte die Registrierung innerhalb eines Tages automatisch aktiviert werden.

Legen Sie dann das Standardjournal zum Empfangen von Lieferantenrechnungen in Journal für Eingangsrechnungen fest.

Tipp

Um den Cron, der den Registrierungsstatus überprüft, manuell auszulösen, aktivieren Sie den Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus) und gehen Sie zu Einstellungen ‣ Technisch ‣ Geplante Aktionen und suchen Sie nach der Aktion PEPPOL: Teilnehmerstatus aktualisieren.

Ihr Empfängerstatus sollte bald nach Ihrer Registrierung im Peppol-Netzwerk aktualisiert werden.

Alle Ein- und Ausgangsrechnungen können jetzt direkt über das Peppol-Netzwerk verschickt werden.

Wichtig

Um die E-Mail-Adresse zu aktualisieren, über die Odoo Sie kontaktieren kann, ändern Sie die E-Mail-Adresse und klicken Sie auf Kontaktdaten aktualisieren.

Peppol-Dienste konfigurieren

Sobald Sie bei Odoo SMP registriert sind, wird die Schaltfläche Peppol-Dienste konfigurieren sichtbar, über die Sie Dokumentformate aktivieren oder deaktivieren können, die andere Teilnehmer Ihnen über Peppol senden können. Standardmäßig sind alle von Odoo unterstützten Dokumentformate aktiviert (abhängig von den installierten Modulen).

Kontaktverifizierung

Bevor Sie eine Rechnung an einen Kontakt senden, der das Peppol-Netzwerk nutzt, müssen Sie überprüfen, ob dieser auch als Peppol-Teilnehmer registriert ist.

Gehen Sie dazu zu Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Kunden und öffnen Sie das Formular des Kunden. Gehen Sie dann zum Reiter Buchhaltung ‣ Elektronische Rechnungsstellung, wählen Sie das richtige Format und vergewissern Sie sich, dass ihr Peppol-EAS-Code und der Endpunkt ausgefüllt sind. Klicken Sie dann auf Verifizieren. Wenn der Kontakt im Netzwerk existiert, wird die Gültigkeit des Peppol-Endpunkts auf Gültig gesetzt.

Wichtig

Odoo füllt zwar sowohl den EAS-Code als auch die Endpunktnummer auf der Grundlage der für einen Kontakt verfügbaren Informationen aus, aber es ist besser, diese Angaben direkt beim Kontakt zu bestätigen.

Es ist möglich, den Peppol-Teilnehmerstatus mehrerer Kunden auf einmal zu überprüfen. Gehen Sie dazu zu Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Kunden und wechseln Sie zur Listenansicht. Wählen Sie die Kunden aus, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf Aktionen ‣ Peppol verifizieren.

Wenn der Teilnehmer im Peppol-Netzwerk registriert ist, aber das von Ihnen ausgewählte Format nicht empfangen kann, ändert sich die Bezeichnung Gültigkeit des Peppol-Endpunkts in Dieses Format kann nicht benutzt werden.

Rechnungen versenden

Sobald Sie bereit sind, eine Rechnung über das Peppol-Netzwerk zu versenden, klicken Sie im Rechnungsformular einfach auf Senden & Drucken. Um mehrere Rechnungen in die Warteschlange zu stellen, wählen Sie sie in der Listenansicht aus und klicken Sie auf Aktionen ‣ Senden & drucken; sie werden dann später in einem Stapel versendet. Die beiden Kontrollkästchen BIS Billing 3.0 und Via PEPPOL senden müssen aktiviert sein.

Gebuchte Rechnungen, die über Peppol versendet werden können, sind als Peppol bereit gekennzeichnet. Um sie anzuzeigen, verwenden Sie den Filter Peppol bereit oder rufen Sie das Buchhaltungsdashboard auf und klicken Sie auf Peppol-Rechnungen bereit im entsprechenden Verkaufsjournal.

Sobald die Rechnungen über Peppol versendet wurden, wird der Status auf Verarbeitung geändert. Der Status wird auf Erledigt geändert, nachdem sie erfolgreich an den Zugangspunkt des Kontakts zugestellt wurden.

Tipp

Standardmäßig ist die Spalte Peppol-Status in der Listenansicht der Rechnungen ausgeblendet. Sie können sie anzeigen lassen, indem Sie sie aus den optionalen Spalten auswählen, die Sie in der oberen rechten Ecke der Listenansicht der Rechnungen finden.

Ein Cron läuft regelmäßig, um den Status dieser Rechnungen zu überprüfen. Sie können den Status überprüfen, bevor der Cron läuft, indem Sie im entsprechenden Verkaufsjournal auf dem Buchhaltungsdashboard auf Peppol-Rechnungsstatus abrufen klicken.

Lieferantenrechnung erhalten

Einmal am Tag prüft ein Cron, ob neue Dokumente über das Peppol-Netzwerk an Sie gesendet wurden. Diese Dokumente werden importiert, und die entsprechenden Lieferantenrechnungen werden automatisch als Entwürfe erstellt.

Wenn Sie eingehende Peppol-Dokumente abrufen möchten, bevor der Cron läuft, können Sie dies über das Buchhaltungsdashboard auf dem Haupt-Peppol-Einkaufjournal tun, das Sie in den Einstellungen eingerichtet haben. Klicken Sie einfach auf Aus Peppol abrufen.