Bedrijf: ITAF

Locatie: België, Europa

Sector: IT-diensten

Oprichting: 1999

Aantal medewerkers: 50+

Odoo-gebruikers: <30

Hostingtype: On Premise

Apps: Inkoop, Voorraad, Verkoop, Facturatie, Boekhouding, CRM, Abonnementen, Ondertekenen, HR en aangepaste apps.

Implementatiepartner: Modoolar

ITAF is een snelgroeiend bedrijf met wortels in België en Servië dat IT-diensten aanbiedt in uiteenlopende domeinen zoals support, beveiliging en infrastructuur. Om de groei bij te benen, besloot het bedrijf de versnipperde systemen achter zich te laten en over te stappen op een geïntegreerde alles-in-één oplossing zoals de software van Odoo. Sinds de implementatie van deze oplossing profiteert ITAF van gestroomlijnde workflows, een hogere efficiëntie en een verbeterde klantervaring.

Met een hoofdkantoor in Gent en verschillende vestigingen verspreid over België en Servië biedt ITAF diensten aan op het gebied van IT-support, beveiliging en ICT-infrastructuur. Sinds de oprichting in 1999 is het bedrijf uitgegroeid tot een team van ruim 70 medewerkers, consultants en specialisten die dagelijks meer dan 1500 klanten ondersteunen en begeleiden. De missie van het team is het opbouwen van duurzame partnerschappen via IT-oplossingen en strategisch advies die de groei van kleine en middelgrote ondernemingen bevorderen. Door de jaren heen heeft ITAF al meer dan 2000 succesvolle projecten afgerond!

Tot 2022 combineerde ITAF een zelfontwikkeld ERP-systeem, IECOM genaamd, met Microsoft Business Central voor het financiële beheer. Hoewel IECOM specifiek was afgestemd op de behoeften van het bedrijf, kende het beperkingen op het vlak van schaalbaarheid en integratie met andere bedrijfsprocessen. Bovendien vereiste het systeem voortdurend onderhoud en updates, wat veel IT-resources vergde en regelmatig tot uitval leidde. Ook Microsoft Business Central bood geen naadloze integratie met het interne ERP-systeem, wat resulteerde in datasilo’s en inconsistenties. Het bleek dan ook een uitdaging om correcte financiële gegevens bij te houden en duidelijke rapporten op te stellen. 

Met de vorige tools stuitte ITAF op verschillende belangrijke uitdagingen die de operationele efficiëntie en verdere groei in de weg stonden. 

Productgegevens

Het beheren van nauwkeurige en actuele productinformatie was behoorlijk complex, wat regelmatig leidde tot inconsistenties en fouten in de voorraadgegevens. Daarnaast kostte het veel tijd om de juiste prijs en beschikbaarheid van hardwareproducten bij leveranciers op te vragen. Verkopers moesten hiervoor elke leverancier afzonderlijk contacteren – via e-mail of via een portaal – voordat ze een offerte aan de klant konden bezorgen. Hierdoor kwam de tijdige verwerking van klantbestellingen onder druk te staan. 

Offertesjablonen

 Het systeem dat ITAF gebruikte bood weinig flexibiliteit op het vlak van offertepersonalisatie. Daardoor was het opstellen van offertes tijdrovend, wat vaak leidde tot vertragingen bij het versturen van voorstellen naar potentiële klanten – met gemiste kansen als gevolg. 

Abonnementen

Het team had moeite met het opvolgen en beheren van terugkerende abonnementen, wat resulteerde in facturatiefouten en ontevreden klanten. Door het gebrek aan automatisering moesten verlengingen en opzeggingen handmatig worden verwerkt, wat veel tijd kostte en de kans op fouten vergrootte.

Nafactureren

De facturatieprocessen waren niet gestroomlijnd, wat leidde tot aanzienlijke vertragingen bij het opstellen en versturen van facturen. Dit had niet alleen een impact op de cashflow en het financiële beheer, maar ook op de relatie met klanten die een tijdige facturatie verwachtten. 

Customer relationship management

Zonder een degelijk Customer Relationship Management-systeem (CRM) was het behoorlijk complex om een volledig overzicht te krijgen van klantinteracties en verkoopkansen. Daardoor kon ITAF geen gepersonaliseerde klantenservice bieden, lukte het niet om bestaande relaties goed te onderhouden en werden leads en kansen niet effectief beheerd. Dit resulteerde in gemiste verkoopmogelijkheden. 

Rapportages en analyses

ITAF had geen realtime inzicht in de bedrijfsprestaties en was afhankelijk van handmatige gegevensverzameling. Dit maakte het moeilijk om weloverwogen beslissingen te nemen, wat leidde tot tijdverlies en fouten. Het gebrek aan accurate en tijdige informatie beïnvloedde bovendien de strategische planning en het vermogen om flexibel in te spelen op veranderingen in de markt.

Om de beperkingen van de bestaande tools aan te pakken, besloot ITAF over te stappen op Odoo: een gecentraliseerde, alles-in-één softwareoplossing. Deze keuze werd gemaakt om diverse belangrijke redenen, waaronder:

• Modulariteit en schaalbaarheid: dankzij de modulaire structuur van Odoo kan ITAF starten met de benodigde modules en eenvoudig extra modules toevoegen zodra de behoeften veranderen of groeien.
• Aanpasbaarheid en integratie: voor ITAF was een platform dat makkelijk aan te passen en te integreren is cruciaal vanwege de complexiteit van het dienstenaanbod en de commerciële en administratieve processen.
• User-experience: het bedrijf zocht een tool die eenvoudig te beheersen is en moeiteloos dagelijks gebruikt kan worden — precies wat Odoo biedt. 

Modoolar, een Gold Partner voor Odoo-implementaties, begeleidde ITAF gedurende het hele traject en zorgde ervoor dat elke fase soepel verliep. Om in kaart te brengen waar de huidige systemen tekortschoten en wat de verwachtingen van de Odoo-software waren, voerde het team eerst een gap-analyse uit. Op basis daarvan kon een roadmap met prioriteiten worden opgesteld, zodat de belangrijkste modules en functionaliteiten als eerste werden geïmplementeerd.

De implementatie werd gefaseerd uitgevoerd om een soepele overgang te garanderen. De eerste modules die werden geconfigureerd, waren Contacten, Abonnementen, Verkoop en Boekhouding. Deze waren essentieel om klantinteracties te verbeteren, abonnementen te beheren en de verkoop- en financiële processen te optimaliseren. Direct na deze eerste fase werden duidelijke efficiëntieverbeteringen zichtbaar. 

Vervolgens werden de modules Inkoop, Voorraad en CRM toegevoegd. Deze waren essentieel om het inkoopproces te stroomlijnen, de voorraad te beheren en de klantrelaties te versterken. 

De implementatiepartner Modoolar voerde nauwgezet de nodige aanpassingen door in de modules die cruciaal zijn voor de dagelijkse werking van ITAF. Het afstemmen van Odoo op de specifieke bedrijfsbehoeften vergde veel expertise en inspanning. De ondersteuning van Modoolar was daarbij onmisbaar om de complexiteit te doorgronden en het systeem perfect te laten aansluiten op de verwachtingen. 

Ook aan change management werd veel aandacht besteed: de voordelen van de overstap werden helder gecommuniceerd, bezorgdheden actief aangepakt en er was continue ondersteuning. Dankzij regelmatige feedbacksessies konden aanpassingen snel worden doorgevoerd, zodat er soepel kon worden ingespeeld op veranderende behoeften. 

Tegen september 2022 was ITAF volledig operationeel en klaar om Odoo’s suite van bedrijfsapps optimaal in te zetten. Daarmee legde het bedrijf de basis voor succes en verdere groei.

Voor de implementatie van Odoo was het opstellen van offertes, zoals eerder beschreven, een tijdrovend en omslachtig proces vanwege het complexe dienstenportfolio. Het vertalen van de diensten naar duidelijke en begrijpelijke taal kostte veel tijd. Dankzij de introductie van Odoo’s offertemodules, samen met diverse schriftelijke richtlijnen en formulieren, kan het team nu:

​ Offertes 100% sneller en vollediger opstellen.

​ Elke kans voor upsell en cross-sell benutten.

Daarnaast is het aantal geïdentificeerde kansen met 25% gestegen en zijn de verkoopprestaties met 30% verbeterd. Dit biedt veelbelovende vooruitzichten voor ITAF.

Door alle workflows te integreren in het managementsysteem van Odoo kon ITAF de oorspronkelijke uitdagingen overwinnen en tegelijkertijd profiteren van voordelen die groei en efficiëntie stimuleren.

De integratie van alle modules biedt een uniform overzicht van de bedrijfsactiviteiten, wat de productiviteit verhoogt en het besluitvormingsproces aanzienlijk verbetert.

Verschillende bedrijfsprocessen en taken zijn nu geautomatiseerd en gestroomlijnd. Hierdoor is handmatige invoer overbodig geworden, nemen fouten af en wordt tijd bespaard. Operaties die vroeger veel tijd kostten, verlopen nu razendsnel. Hieronder volgen twee voorbeelden van processen die dankzij automatisering sterk zijn verbeterd: 

1. Vendor Central: het systeem neemt dagelijks automatisch contact op met alle geregistreerde hardwareleveranciers van ITAF en haalt de meest recente productgegevens, prijzen en beschikbaarheid op. Zo beschikt ITAF bijna realtime over actuele informatie van miljoenen producten, wat helpt om de marges in klantoffertes effectief te behouden.

2. Abonnementen-app (Nafactureren): het facturatieproces op basis van abonnementen is volledig geautomatiseerd. Aan het begin van elke maand genereert het systeem automatisch een factuur voor de voorgaande maand, inclusief alle terugkerende diensten en eventueel extra verbruik van klanten. De details van dat extra verbruik worden verzameld via externe platforms (zoals extra opslag, aantal licenties, enzovoort). Dit versnelt de facturatie aanzienlijk en minimaliseert menselijke fouten.

De voorraad wordt continu bijgehouden, wat zorgt voor betrouwbare gegevens en fouten en inconsistenties voorkomt.

De offertefunctionaliteit versnelt de verkoopcyclus en verkort de reactietijd op klantvragen. Het nafactureren is gestroomlijnd, wat zowel de cashflow als de klantrelaties verbetert. Daarnaast versterkt het CRM de klantinteracties en het beheer van leads.

Met realtime data binnen handbereik verloopt het besluitvormingsproces sneller en wordt strategische planning eenvoudiger. 

“Odoo heeft onze bedrijfsprocessen geïntegreerd, de efficiëntie verhoogd en onze groei aanzienlijk ondersteund. Het is een waardevolle aanwinst voor ons bedrijf, en ik geloof dat het ook andere bedrijven kan helpen hetzelfde te bereiken.” - Glenn Provoost - CEO van ITAF

ITAF haalt nu het maximale uit Odoo’s alles-in-één managementsoftware en merkt een sterke, positieve impact — zelfs op processen die aanvankelijk niet waren voorzien. Deze oplossing is een echte gamechanger: ze stroomlijnt workflows, verhoogt de efficiëntie en legt de basis voor duurzaam succes in de toekomst.