Los informes financieros o reportes contables son documentos que muestran información sobre la vida financiera de la empresa durante un periodo determinado de tiempo, por ejemplo: de un trimestre o de un año. Es decir, son la interpretación de la contabilidad que una empresa o autónomo lleva a cabo durante el año.
Estos reportes otorgan información clave sobre las entradas y salidas económicas, lo que repercutirá en una toma de decisiones con mayor probabilidad de éxito y con menor pérdida de tiempo y recursos.
Estos informes son clave para el buen funcionamiento de cualquier empresa, organización o incluso autónomo. Además, tienen otras utilidades, como informar a socios y posibles inversores del estado actual de la empresa o sirven a Hacienda para el posterior cálculo de impuestos. Dentro de estos informes, los más representativos son el reporte de pérdidas y ganancias y el balance general o de situación.
Pérdidas y ganancias
La cuenta de pérdidas y ganancias es uno de los documentos anuales más importantes sobre la situación financiera de la empresa. Se realiza generalmente de forma anual con el cierre del año fiscal, aunque podemos encontrar algunas excepciones.
Como el propio nombre indica, este reporte nos ilustrará sobre el desempeño de la empresa en el último año, podremos ver si hemos tenido beneficios o pérdidas. Para ello, se irán añadiendo los movimientos, sumando nuestros ingresos y restando los gastos del último ejercicio fiscal.
Toda esta información se verá reflejada en el informe final, que debe seguir una estructura oficial marcada por el plan contable. En esta se incluyen las cuentas de los grupos 6 y 7, que son compras y gastos y ventas e ingresos, respectivamente. Con esta información, podremos ver la solvencia de la compañía.
En el caso de Odoo, al ir efectuando tanto compras y gastos como ventas e ingresos, se añaden automáticamente a las cuentas correspondientes, creando los asientos contables para cada transacción. Al irse creando estos asientos de manera automática, se van integrando en la cuenta de pérdidas y ganancias. De esta manera, al acceder al informe de pérdidas y ganancias, podremos observar que se ha alimentado de toda la información del último año fiscal y nos generará el informe con la estructura requerida.
En el reporte podremos ver la división en cuatro partes: resultado de la explotación, resultado financiero, resultado antes de impuestos (la suma de los dos primeros) y el resultado del ejercicio, que sería el tercero con la suma de los impuestos.
Además, podremos ingresar presupuestos que aún no hayan sido vendidos para poder hacer previsiones de cara al futuro, lo que permitirá un mejor control sobre la situación económica de la compañía.
Este documento podrá ser exportado tanto en formato PDF como en formato xlsx. En España la presentación de la cuenta de pérdidas y ganancias es obligatoria, por lo que contar con un sistema como Odoo que va alimentando el informe de manera automática nos ayudará a ahorrar tiempo y recursos en la elaboración del mismo.
Balance de situación
A diferencia de la cuenta de pérdidas y ganancias que muestra la información financiera durante un periodo de tiempo como puede ser un trimestre o un año, el balance de situación (o balance general) muestra el estado de la compañía en un momento concreto.
Otra de las diferencias principales con la cuenta de pérdidas y ganancias es que en el balance general contaremos también con los activos, pasivos y el patrimonio neto de la empresa. Los activos, en resumen, incluyen los bienes y derechos de la empresa. Por ejemplo: material, productos, patentes, etc. Por otro lado, los pasivos y el patrimonio neto de la empresa incluyen el capital usado para obtener los activos.
Sin embargo, en similitud con la cuenta de pérdidas y ganancias, el balance de situación también es de presentación obligatoria, por lo que, tener un sistema digital para su realización como lo es Odoo será una gran ventaja. La presentación del balance general deberá hacerse al final del año contable, tras el cierre del ejercicio, antes de que finalice el mes de julio.
La elaboración del balance general en Odoo, al igual que la cuenta de pérdidas y ganancias, se automatiza con los datos que vamos introduciendo en el sistema. Contará con todos los activos que tengamos en el momento de la elaboración del reporte, incluyendo la depreciación de los activos que estén sujetos a esta. De igual manera, las cuentas pendientes de cobro también serán tenidas en consideración. Para los pasivos funcionará del mismo modo, a medida que alimentemos el sistema esta información será trasladada automáticamente al balance general.
Así podemos ver la importancia de la digitalización de las empresas, el tener un software de gestión que permita la automatización de estos procesos ayudará a reducir costes, tiempo y reducir drásticamente las posibilidades del error humano. Además de la obligatoriedad de digitalización que traen las nuevas normativas comprendidas en la Ley Antifraude y la ley Crea y Crece, con el sistema VeriFactu y la facturación electrónica, respectivamente.
