Un software para la gestión de empresas tiene la posibilidad de ser usado también como gestor documental, es decir, poder almacenar todos los datos de la empresa, desde facturas a contratos, nóminas, acuerdos de confidencialidad, etc. Es una funcionalidad común en los sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP), debido a la naturaleza de estos, es necesario almacenar la información durante largos periodos de tiempo.
Business Intelligence (BI) hace referencia a la capacidad de los sistemas de gestión que combina analíticas de gestión, datos y herramientas para facilitar la toma de decisiones y poder tomar acciones consecuentes con la situación actual de la empresa. El caso ideal, es un sistema de BI que se nutre en tiempo real de todas las acciones de la empresa, permitiendo obtener una visual actualizada de todas las operaciones y áreas de la empresa para agilizar la gestión de la misma.
Odoo como gestor documental
Odoo es un ERP al completo, con aplicaciones y módulos para gestionar todos los ámbitos de la empresa, es por esto que también es un gestor documental. Registrando y guardando cada documento dentro de su propia aplicación, por ejemplo: facturas guardadas en la aplicación de contabilidad. De esta manera, cada documento es siempre accesible, sin límites de capacidad de almacenamiento o de tiempo.
Además, con la integración entre sus aplicaciones gracias a los botones inteligentes, es posible acceder a los documentos de manera rápida desde prácticamente cualquier aplicación, pudiendo navegar entre ellas.
En esta línea, se desarrolló una aplicación única en la que centralizar todos los documentos, divididos por áreas, departamentos y/o aplicaciones. Esta aplicación, llamada Documentos, sirve como repositorio de cualquier tipo de documentación, desde facturas hasta documentos privados de los empleados.
En esta app es posible crear carpetas, subir cualquier tipo de archivo e incluso crear hojas de cálculo dinámicas. Gracias a los derechos de acceso que podemos editar para cada usuario, también existe la posibilidad de tener documentos privados que solo sean accesibles para quienes tengan acceso. En el caso de la contabilidad, es posible configurar las facturas para que solo puedan acceder a ellas desde el departamento de contabilidad.
Business Intelligence en Odoo
Odoo no para de crecer, lo que conlleva actualizaciones constantes y adaptaciones a las nuevas necesidades que surgen a las empresas. Entre estas, se desarrolló una aplicación, Tableros, específicamente para hacer las veces de Business Intelligence, recopilando toda la información que va nutriendo al sistema para sacar datos de manera rápida y visual.
Esta aplicación se divide por aplicaciones, que de manera indirecta equivale a dividirse por áreas de la empresa. Cada tablero tiene unas tablas dinámicas creadas por defecto, así como unas gráficas que muestran la situación actual de cada una de ellas. A estas visuales podemos sumarles una gran serie de filtros para mostrar información más detallada en lugar de una visión general.
En definitiva, simplemente con la configuración que viene dada por defecto, podemos ver desde el histórico de ventas de la empresa hasta la cantidad de veces que un cliente concreto compró un producto en específico. Y esto es solo el principio.
La propuesta de valor de Odoo
Por un lado, los tableros son totalmente editables, es posible modificar la información mostrada o la transformación de los datos. Si en lugar de unas métricas, es necesario que el sistema nos presente la información de otra forma, o queremos analizar de otra manera los datos, estos tableros son configurables.
Estas configuraciones permiten la combinación de datos, pudiendo exportar tablas de diferentes aplicaciones y luego tratar esos datos como en una hoja de cálculo que se actualiza automáticamente a medida que el sistema recibe información, como nuevas ventas, facturas, etc.
Por otro lado, la creación de tablas dinámicas desde cualquier aplicación va a permitir no solo configurar y editar tableros existentes, si no crear los propios. Accediendo a cualquier aplicación y usando los filtros para tener una visual de la información deseada, podremos insertar esa tabla en la aplicación de tableros y automáticamente el BI de Odoo transformará esos datos e irá actualizando la tabla de manera automática.
Ejemplos prácticos de la importancia y el valor que tiene el BI de Odoo es la posibilidad de obtener de manera inmediata un informe de rentabilidades, una hoja de cálculo de comisiones por venta, incluso estipular precios de venta en función del volumen de los productos.
En definitiva, un gestor documental es una herramienta imprescindible para cualquier empresa a día de hoy, leyes como la del Control horario obligan a guardar datos un mínimo de 4 años. Otras leyes, como la Antifraude, obligan a tener un sistema digital de facturación donde queden estas registradas.
De igual manera, un software con Business Intelligence no es una obligación, sin embargo, es una herramienta excepcional para la gestión de una empresa. Ahorro de tiempo en recopilación de datos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, pudiendo adaptarse más fácilmente a los cambios.
