¿Qué es un activo?
Los activos de una empresa son definidos como el conjunto de bienes, derechos y otros recursos de los que una compañía es propietaria, es decir, tiene el control económico sobre ellos. Estos pueden ser material de oficina, como ordenadores, muebles o la propia oficina; así como patentes (propiedad intelectual) o acciones.
Dentro de los activos encontramos dos tipos, fijos y circulantes. Los activos circulantes son aquellos bienes o derechos que pueden ser convertidos en dinero. Algunos ejemplos de estos serían las cuentas por cobrar de clientes o la mercancía de la empresa.
Los activos fijos son aquellos que tienen un valor decreciente a medida que se les da uso, es decir, tienen una vida útil y van siendo depreciados a medida que pasa el tiempo. La depreciación de estos activos dependerá de tres factores: uso, tiempo y obsolescencia tecnológica.
¿Qué es la depreciación?
En términos sencillos, la depreciación es la reducción en el valor de un bien material. Como mencionado, la depreciación de un material puede tener 3 causas: uso, tiempo y obsolescencia.
La depreciación puede calcularse de diferentes maneras según su tipo, aunque sean diferentes métodos los que podamos encontrar, todos ellos son válidos. Los cuatro métodos generales de depreciación son: la línea recta, la suma de dígitos, saldos decrecientes o reducción de datos, unidades de producción y depreciación acelerada.
La depreciación en línea recta consiste en dividir de manera equitativa el valor del activo a lo largo de su vida útil. Este método se ve reflejado gráficamente como una línea recta decreciente. El cálculo es sencillo, al coste del equipo hay que restarle el valor residual y dividimos este resultado por la vida útil que estimamos. El valor residual lo entendemos como el precio por el que podría ser vendido una vez finalizada la vida útil que le hemos estimado.
La depreciación en declive, a diferencia de la línea recta, va variando a lo largo del tiempo. En este caso, el valor de los activos disminuye en mayor porcentaje los primeros años y su depreciación va siendo menor a medida que avanza el tiempo. Esta depreciación es calculada multiplicando el valor residual por el factor de disminución.
¿Cómo calcular la depreciación en Odoo?
Para configurar la depreciación en una base de datos de Odoo lo primero es tener instalada la aplicación de contabilidad. En el menú de contabilidad se encuentra el acceso a los activos, donde configuraremos los mismos así como su método de depreciación. Al crear el modelo de depreciación para cada activo podemos crear también la cuenta sobre la que depreciar el mismo y así tener una visual global tanto en la cuenta como en el libro mayor.
Nombramos el activo a depreciar; el método: línea recta, declive o declive y línea recta. El valor original, la fecha de adquisición del activo, el valor no depreciable y el importe ya depreciado, así como las cuentas contables en las que depreciar el activo serán los campos prioritarios.
Gracias a estos datos Odoo hará el cálculo y mostrará una tabla con la depreciación del activo. En caso de venir de un sistema anterior en el que estuviera registrado el importe ya depreciado, este será descontado directamente, así, las cantidades ya depreciadas en el pasado tendrán un asiento creado y publicado automáticamente por el sistema.
De igual manera, estos activos ya depreciados serán incluidos en el asiento de apertura. Al poner las líneas de los activos con los importes ya depreciados el sistema cuadrará directamente los saldos de los activos con las sumas ya depreciadas en el anterior sistema de gestión. Además, con el cálculo de la depreciación, las depreciaciones venideras se publicarán automáticamente.
Las compras de nuevos activos serán vinculadas a los activos. Es decir, podremos vincular la factura de compra de cualquier activo, por ejemplo, material de oficina, al activo, para poder navegar entre facturas y activos para ver la amortización de los mismos.
Finalmente, dentro de las funciones incluidas en el sistema, encontramos los modelos de activos y la distribución analítica. Es posible crear modelos para cuando entren nuevos activos del mismo tipo que ya tengamos registrados, por ejemplo, un nuevo ordenador. Con los modelos simplemente añadirlo en el modelo hará todas las gestiones y cálculos, así como la publicación de los asientos contables. Todas las depreciaciones podrán ser incluidas en la distribución analítica para llevar un control de gastos más preciso.
