ค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชี

ค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชี และ การชำระเงินล่วงหน้า (หรือที่เรียกว่า ค่าใช้จ่ายชำระล่วงหน้า) เป็นทั้งต้นทุนที่เกิดขึ้นแล้วสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ยังไม่ได้รับ

ต้นทุนดังกล่าวเป็น สินทรัพย์ สำหรับบริษัทที่ชำระเงินเนื่องจากชำระค่าสินค้าและบริการไปแล้ว แต่ยังไม่ได้รับหรือยังไม่ได้ใช้งาน บริษัทไม่สามารถรายงานใน งบกำไรขาดทุน ปัจจุบัน หรือ งบกำไรขาดทุน ได้ เนื่องจากการชำระเงินจะถูกหักค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพในอนาคต

ค่าใช้จ่ายในอนาคตเหล่านี้จะต้องถูกเลื่อนออกไปในงบดุลของบริษัทจนกว่าจะสามารถ รับรู้ ในงบกำไรขาดทุนได้ในคราวเดียวหรือในช่วงเวลาที่กำหนด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเราจ่ายเงิน $1,200 ในคราวเดียวสำหรับประกันหนึ่งปี ตอนนี้เราจ่ายค่าบริการไปแล้วแต่ยังไม่ได้ใช้บริการ ดังนั้นเราจึงผ่านรายการค่าใช้จ่ายใหม่นี้ใน บัญชีการชำระเงินล่วงหน้า และตัดสินใจที่จะรับรู้เป็นรายเดือน ในแต่ละเดือนในอีก 12 เดือนข้างหน้า ระบบจะรับรู้ $100 เป็นค่าใช้จ่าย

Odoo ระบบบัญชี จัดการค่าใช้จ่ายรอการตัดบัญชีโดยกระจายไปยังหลายรายการที่มีการลงรายการเป็นระยะ

Note

เซิร์ฟเวอร์จะตรวจสอบวันละครั้งว่าต้องลงรายการหรือไม่ จากนั้นอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงก่อนที่คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงจาก ร่าง เป็น ลงรายการแล้ว

การกำหนดค่า

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าเริ่มต้นได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้องสำหรับธุรกิจของคุณ โดยไปที่ ระบบบัญชี ‣ การกำหนดค่า ‣ การตั้งค่า มีตัวเลือกต่อไปนี้:

สมุดรายวัน

รายการเลื่อนการเลื่อนจะลงรายการในสมุดรายวันนี้

บัญชีค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชี

ค่าใช้จ่ายจะถูกเลื่อนออกไปในบัญชีสินทรัพย์หมุนเวียนนี้จนกว่าจะรับรู้

บัญชีรายได้รอตัดบัญชี

รายได้จะถูกเลื่อนออกไปในบัญชีหนี้สินปัจจุบันนี้จนกว่าจะรับรู้

สร้างรายการ

ตามค่าเริ่มต้น Odoo จะสร้างรายการเลื่อนเวลา โดยอัตโนมัติเมื่อคุณผ่านรายการใบเรียกเก็บเงินของผู้ขาย อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถเลือกที่จะ สร้างด้วยตนเอง โดยการเลือกตัวเลือก ด้วยตนเองและจัดกลุ่ม แทน

การคำนวณจำนวนเงิน

Suppose a bill of $1200 must be deferred over 12 months.

• The Months option accounts for $100 each month prorated to the number of days in that month (e.g., $50 for the first month if the Start Date is set to the 15th of the month).

• ตัวเลือก เต็มเดือน จะถือว่าแต่ละเดือนที่เริ่มต้นนั้นเต็มแล้ว (เช่น 100 ดอลลาร์สำหรับเดือนแรก แม้ว่า วันที่เริ่มต้น จะถูกตั้งเป็นวันที่ 15 ของเดือนก็ตาม) ซึ่งหมายความว่าด้วยตัวเลือก เต็มเดือน ระบบจะรับรู้ยอดเต็ม 100 ดอลลาร์ ในเดือนที่ไม่ครบจำนวนแรก ทำให้ไม่จำเป็นต้องมีเดือนที่ 13 เพื่อรับรู้ยอดที่เหลือ ซึ่งจะเป็นกรณีเมื่อใช้ตัวเลือก เดือน

• The Days option accounts for different amounts depending on the number of days in each month (e.g., ~$102 for January and ~$92 for February).

สร้างรายการเลื่อนการตรวจสอบ

Tip

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์ วันที่เริ่มต้น และ วันที่สิ้นสุด มองเห็นได้ในแท็บ รายการใบแจ้งหนี้ ในกรณีส่วนใหญ่ วันที่เริ่มต้น ควรอยู่ในเดือนเดียวกับ วันที่เรียกเก็บเงิน รายการค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชีจะถูกผ่านรายการจากวันที่เรียกเก็บเงินและแสดงในรายงานตามลำดับ

สำหรับแต่ละบรรทัดของบิลที่ควรเลื่อนออกไป ให้ระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของระยะเวลาเลื่อน

หากฟิลด์ สร้างรายการ ถูกตั้งค่าเป็น ในการตรวจสอบใบแจ้งหนี้/ใบเรียกเก็บเงิน Odoo จะสร้างรายการรอการตัดบัญชีโดยอัตโนมัติเมื่อใบเรียกเก็บเงินได้รับการตรวจสอบแล้ว คลิกที่ปุ่ม รายการรอการตัดบัญชี เพื่อดูรายการเหล่านั้น

รายการซึ่งลงวันที่ในวันเดียวกับวันที่ทางบัญชีของการเรียกเก็บเงิน จะย้ายจำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินจากบัญชีค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีรอตัดบัญชี รายการอื่นๆ คือรายการเลื่อนเวลาซึ่งจะย้ายจำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินจากบัญชีที่รอการตัดบัญชีไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายทุกเดือนเพื่อรับรู้ค่าใช้จ่าย

Example

คุณสามารถเลื่อนการเรียกเก็บเงินเดือนมกราคมจำนวน $1,200 ได้ภายใน 12 เดือนโดยระบุวันที่เริ่มต้นคือ 01/01/2023 และวันที่สิ้นสุดคือ 31/12/2023 ณ สิ้นเดือนสิงหาคม เงินจำนวน 800 ดอลลาร์จะถูกรับรู้เป็นค่าใช้จ่าย ในขณะที่เงิน 400 ดอลลาร์ยังคงอยู่ในบัญชีรอการตัดบัญชี

การรายงาน

รายงานค่าใช้จ่ายรอการตัดบัญชีจะคำนวณภาพรวมของรายการการเลื่อนเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละบัญชี หากต้องการเข้าถึง ให้ไปที่ ระบบบัญชี ‣ การรายงาน ‣ ค่าใช้จ่ายรอการตัดบัญชี

หากต้องการดูรายการสมุดรายวันของแต่ละบัญชี ให้คลิกที่ชื่อบัญชีแล้วคลิก รายการสมุดรายวัน

Note

เฉพาะใบเรียกเก็บเงินที่มีวันที่ทางบัญชีก่อนสิ้นสุดรอบระยะเวลาของรายงานเท่านั้นที่จะถูกนำมาพิจารณา

สร้างรายการเลื่อนการจัดกลุ่มด้วยตนเอง

หากคุณมีรายได้รอการตัดบัญชีจำนวนมาก และต้องการลดจำนวนรายการสมุดรายวันที่สร้างขึ้น คุณสามารถสร้างรายการเลื่อนได้ด้วยตนเอง โดยตั้งค่าฟิลด์ สร้างรายการ ใน การตั้งค่า เป็น ด้วยตนเองและจัดกลุ่ม จากนั้น Odoo จะรวมจำนวนเงินที่เลื่อนออกไปไว้ในรายการเดียว

ในตอนท้ายของแต่ละเดือน ไปที่รายงานค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชี และคลิกปุ่ม สร้างรายการ สิ่งนี้จะสร้างรายการเลื่อนสองรายการ:

• ฉบับหนึ่งลงวันที่ตอนสิ้นเดือนซึ่งจะรวมจำนวนเงินที่รอการตัดบัญชีทั้งหมดของเดือนนั้นสำหรับแต่ละบัญชี ซึ่งหมายความว่ารายได้รอการตัดบัญชีส่วนหนึ่งจะถูกรับรู้เมื่อสิ้นสุดงวดนั้น

• การกลับรายการที่สร้างขึ้นนี้ ลงวันที่ในวันถัดไป (เช่น วันแรกของเดือนถัดไป) เพื่อยกเลิกรายการก่อนหน้า

Example

มีใบเรียกเก็บเงินสองใบ:

• ใบเรียกเก็บเงิน A: $1,200 ที่จะเลื่อนออกไปจาก 01/01/2023 เป็น 12/31/2023

• ใบเรียกเก็บเงิน B: $600 ที่จะเลื่อนออกไปจาก 01/01/2023 เป็น 12/31/2023

ในเดือนมกราคม

เมื่อปลายเดือนมกราคม หลังจากคลิกปุ่ม สร้างรายการ จะมีรายการต่อไปนี้:

• รายการที่ 1 ลงวันที่ 31 มกราคม:

  • บรรทัดที่ 1: บัญชีค่าใช้จ่าย -1200 -600 = -1800 (ยกเลิกยอดรวมของใบเรียกเก็บเงินทั้งสอง)

  • บรรทัดที่ 2: บัญชีค่าใช้จ่าย 100 + 50 = 150 (รับรู้ 1/12 ของบิล A และบิล B)

  • รายการที่ 3: บัญชีรอการตัดบัญชี 1800 - 150 = 1650 (จำนวนเงินที่ยังไม่ถูกเลื่อนออกไปในภายหลัง)

• รายการที่ 2 ลงวันที่ 1 กุมภาพันธ์ ซึ่งเป็นการกลับรายการก่อนหน้า

  • รายการที่ 1: บัญชีค่าใช้จ่าย 1800

  • รายการที่ 2: บัญชีรอการตัดบัญชี -150

  • รายการที่ 3: บัญชีค่าใช้จ่าย -1650

ในเดือนกุมภาพันธ์

เมื่อปลายเดือนกุมภาพันธ์ หลังจากคลิกปุ่ม สร้างรายการ จะมีรายการต่อไปนี้:

• รายการที่ 1 ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์:

  • บรรทัดที่ 1: บัญชีค่าใช้จ่าย -1200 -600 = -1800 (ยกเลิกยอดรวมของใบเรียกเก็บเงินทั้งสอง)

  • บรรทัดที่ 2: บัญชีค่าใช้จ่าย 200 + 100 = 300 (รับรู้ 2/12 ของบิล A และบิล B)

  • รายการที่ 3: บัญชีรอการตัดบัญชี 1800 - 300 = 1500 (จำนวนเงินที่ยังไม่ถูกเลื่อนออกไปในภายหลัง)

• รายการที่ 2 ลงวันที่ 1 มีนาคม ซึ่งเป็นการกลับรายการก่อนหน้า

ตั้งแต่เดือนมีนาคมถึงตุลาคม

การคำนวณเดียวกันนี้จะทำในแต่ละเดือนจนถึงเดือนตุลาคม

ในเดือนพฤศจิกายน

เมื่อปลายเดือนพฤศจิกายน หลังจากคลิกปุ่ม สร้างรายการ จะมีรายการต่อไปนี้:

• รายการที่ 1 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน:

  • บรรทัดที่ 1: บัญชีค่าใช้จ่าย -1200 -600 = -1800 (ยกเลิกยอดรวมของใบเรียกเก็บเงินทั้งสอง)

  • บรรทัดที่ 2: บัญชีค่าใช้จ่าย 1100 + 550 = 1650 (รับรู้ 11/12 ของบิล A และบิล B)

  • รายการที่ 3: บัญชีรอการตัดบัญชี 1800 - 1650 = 150 (จำนวนเงินที่ยังไม่ถูกเลื่อนออกไปในภายหลัง)

• รายการที่ 2 ลงวันที่ 1 ธันวาคม ซึ่งเป็นการกลับรายการก่อนหน้า

ในเดือนธันวาคม

ไม่จำเป็นต้องสร้างรายการในเดือนธันวาคม อันที่จริง หากเราคำนวณสำหรับเดือนธันวาคม เราจะมียอดเป็น 0 ที่ต้องถูกเลื่อนออกไป

รวมทั้งหมด

ถ้าเรารวมทุกอย่างเราจะได้:

• ใบเรียกเก็บเงิน A และ ใบเรียกเก็บเงิน B

• สองรายการ (หนึ่งรายการสำหรับการเลื่อนออกไปและอีกหนึ่งรายการสำหรับการกลับรายการ) สำหรับแต่ละเดือนตั้งแต่เดือนมกราคมถึงพฤศจิกายน

ดังนั้น ณ สิ้นเดือนธันวาคม ใบเรียกเก็บเงิน A และ B จะถูกรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดเพียงครั้งเดียวแม้จะมีรายการที่สร้างขึ้นทั้งหมดด้วยกลไกการกลับรายการ