Kundfakturor¶
Från kundfaktura till samling av betalningar¶
Odoo stöder flera arbetsflöden för fakturering och betalning, så att du kan välja och använda de som matchar dina affärsbehov. Oavsett om du vill acceptera en enda betalning för en enda faktura eller behandla en betalning som spänner över flera fakturor och ta rabatter för tidiga betalningar, kan du göra det effektivt och korrekt.
Från fakturautkast till resultaträkning¶
Om vi fortsätter i slutet av ett typiskt ”order till kassa”-scenario, efter att varorna har skickats, kommer du att: utfärda en faktura, ta emot betalning, sätta in betalningen på banken, se till att kundfakturan stängs, följa upp om kunder är sena och slutligen presentera din inkomst i resultatrapporten och visa minskningen av tillgångar i balansrapporten.
Fakturering sker i de flesta länder när en avtalsenlig skyldighet har uppfyllts. Om du skickar en låda till en kund har du uppfyllt villkoren i avtalet och kan fakturera kunden. Om din leverantör skickar en försändelse till dig har de uppfyllt villkoren i det avtalet och kan fakturera dig. Därför uppfylls villkoren i kontraktet när lådan flyttas till eller från lastbilen. Vid denna tidpunkt stöder Odoo skapandet av vad som kallas ett utkast till faktura av lagerpersonal.
Skapande av fakturor¶
Utkastfakturor kan genereras manuellt från andra dokument, t.ex. försäljningsorder, inköpsorder osv. Men du kan också skapa ett fakturautkast direkt om du vill.
En faktura måste innehålla den information som krävs för att kunden ska kunna betala för de varor och tjänster som beställts och levererats. Den måste också innehålla annan information som behövs för att betala fakturan i rätt tid och på ett korrekt sätt.
Utkast till fakturor¶
Systemet genererar fakturor som initialt har statusen Utkast. Dessa fakturor är inte bekräftade, men de har ingen påverkan på bokföringen i systemet. Det finns inget som hindrar användare från att skapa sina egna utkast till fakturor.
Låt oss skapa en kundfaktura med följande information:
Kund: Agrolait
Produkt: iMac
Kvantitet: 1
Pris per enhet: 100
Skatter: Skatt 15%
Dokumentet består av tre delar:
överst på fakturan, med kundinformation,
fakturans huvuddel, med detaljerade fakturarader,
längst ner på sidan, med detaljer om skatterna och totalsummorna.
Öppna fakturor eller proformafakturor¶
En faktura innehåller vanligtvis kvantitet och pris för varor och/eller tjänster, datum, eventuella inblandade parter, det unika fakturanumret och eventuell skatteinformation.
”Validera” fakturan när du är redo att godkänna den. Fakturan flyttas då från status Utkast till status Öppen.
När du har validerat en faktura ger Odoo den ett unikt nummer från en definierad, och modifierbar, sekvens.
Bokföringsposter som motsvarar denna faktura genereras automatiskt när du validerar fakturan. Du kan se detaljerna genom att klicka på posten i fältet Journalpost på fliken ”Övrig info”.
Skicka fakturan till kunden¶
När du har validerat kundfakturan kan du skicka den direkt till kunden via funktionen ”Skicka via e-post”.
En typisk journalpost som genereras från en validerad faktura ser ut på följande sätt:
Konto |
Partner |
Två datum |
Betalning |
**Kredit |
|---|---|---|---|---|
Kundfordringar |
Agrolait |
01/07/2015 |
115 |
|
Skatter |
Agrolait |
15 |
||
Försäljning |
100 |
Betalning¶
I Odoo anses en faktura vara betald när den tillhörande bokföringsposten har stämts av mot betalningsposterna. Om ingen avstämning har gjorts kommer fakturan att förbli i statusen Öppen tills du har registrerat betalningen.
En typisk journalpost som genereras av en betalning ser ut på följande sätt:
Konto |
Partner |
Två datum |
Betalning |
**Kredit |
|---|---|---|---|---|
Bank |
Agrolait |
115 |
||
Kundfordringar |
Agrolait |
115 |
Ta emot en delbetalning via kontoutdraget¶
Du kan lägga in dina kontoutdrag manuellt i Odoo, eller importera dem från en csv-fil eller från flera andra fördefinierade format beroende på din bokföringslokalisering.
Skapa ett kontoutdrag från redovisningsinstrumentpanelen med tillhörande journal och ange ett belopp på 100 USD.
Avstämning¶
Låt oss nu försonas!
Du kan nu gå igenom varje transaktion och stämma av dem eller så kan du massavstämma med instruktioner längst ner.
Efter avstämning av posterna i arket kommer den relaterade fakturan nu att visa ”Du har utestående betalningar för denna kund. Du kan stämma av dem för att betala denna faktura. ”
Tillämpa betalningen. Nedan kan du se att betalningen har lagts till på fakturan.
Uppföljning av betalningar¶
Det finns en växande trend att kunder betalar räkningar senare och senare. Därför måste inkassobolagen göra allt de kan för att driva in pengar och göra det snabbare.
Odoo hjälper dig att definiera din uppföljningsstrategi. För att påminna kunderna om att betala sina utestående fakturor kan du definiera olika åtgärder beroende på hur mycket kunden är försenad. Dessa åtgärder samlas i uppföljningsnivåer som aktiveras när förfallodatumet för en faktura har passerat ett visst antal dagar. Om det finns andra förfallna fakturor för samma kund kommer åtgärderna för den mest förfallna fakturan att utföras.
Genom att gå till kundregistret och dyka ner i ”Förfallna betalningar” ser du uppföljningsmeddelandet och alla förfallna fakturor.
Rapport om kundernas åldrande:¶
Kundens åldersrapport kommer att vara ett ytterligare viktigt verktyg för indrivaren för att förstå kundkreditproblemen och för att prioritera sitt arbete.
Använd åldersrapporten för att fastställa vilka kunder som är försenade och påbörja indrivningsarbetet.
Vinst och förlust¶
I resultaträkningen visas uppgifter om intäkter och kostnader. I slutändan ger detta dig en tydlig bild av din nettovinst och förlust. Den kallas ibland för ”resultaträkning” eller ”intäkts- och kostnadssammanställning”.
Balansräkning¶
Balansräkningen sammanfattar företagets skulder, tillgångar och eget kapital vid en viss tidpunkt.
Om du t.ex. hanterar ditt lager med hjälp av den eviga redovisningsmetoden, bör du förvänta dig en minskning av kontot ”Omsättningstillgångar” när materialet har skickats till kunden.