Bei den GoBD handelt es sich um ein Regelwerk, das die Verwaltung und Speicherung digitaler Finanzunterlagen regelt, und darauf abzielt, die Einhaltung von Steuervorschriften zu gewährleisten und Buchhaltungsprozesse zu optimieren. Es ermöglicht Unternehmen, Unterlagen zu digitalisieren und gleichzeitig strenge gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Dieser Artikel soll dir dabei helfen, das GoBD-Regelwerk, seine wichtigsten Grundsätze und seine Auswirkungen auf dein Unternehmen zu verstehen. Außerdem lernst du, wie Odoos Funktionen dein Unternehmen dabei unterstützen können, die GoBD einzuhalten und gleichzeitig die Betriebsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und ist ein wichtiger Rechtsrahmen für die Verwaltung und Speicherung digitaler Finanzdaten in Deutschland. Die Einhaltung der GoBD ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil der Rationalisierung von Buchhaltungsprozessen im digitalen Zeitalter.
Dieser Rahmen gilt für alle IT-Systeme, die steuerrelevante Daten direkt oder indirekt erfassen oder verarbeiten. Sein Hauptziel besteht darin, die Rückverfolgbarkeit, Prüfbarkeit und Unveränderlichkeit von Finanzunterlagen sicherzustellen, damit Steuerbehörden die Richtigkeit und Vollständigkeit dieser Unterlagen überprüfen können. Er legt außerdem fest, dass gemäß den GoBD-Richtlinien erfasste elektronische Dokumente rechtlich gleichwertig mit Papierdokumenten sind.
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung
Die GoBD sind kein verbindlicher Rahmen in dem Sinne, dass sie keine spezifischen Systeme oder Formate festlegen. Stattdessen werden einige wichtige Grundsätze dargelegt, die alle Buchhaltungssysteme erfüllen müssen:
Datenintegrität und -rückverfolgbarkeit sind für die Einhaltung der GoBD ausschlaggebend, da sie sicherstellen, dass steuerrelevante Daten nicht unbemerkt verändert werden können. Diese Anforderung gilt gleichermaßen für elektronische Aufzeichnungen und Papierbelege.
Softwaresysteme müssen alle Änderungen an abgeschlossenen steuerrelevanten Buchungen protokollieren und zeitlich erfassen, um Steuerprüfern Aktivitätsprotokolle mit allen Änderungen bereitzustellen.
Vorherige interne Überprüfungen oder Genehmigungen von nicht abgeschlossenen Aufzeichnungen sind nach GoBD weiterhin zulässig.
Die Transparenz im Rahmen der GoBD erfordert eine vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Steuerprüfer müssen in der Lage sein, Transaktionen nachzuvollziehen und die finanzielle und wirtschaftliche Situation eines Unternehmens innerhalb eines angemessenen Zeitraums zu beurteilen.
Die GoBD verlangen eine systematische Organisation von Finanzdaten. Buchhaltungsunterlagen müssen klar formatiert und ordentlich aufbewahrt werden, um den Steuerbehörden einen einfachen Zugriff und eine einfache Überprüfung zu ermöglichen. So gewährleistet beispielsweise die Verwendung gut strukturierter digitaler Ordner eine effiziente Buchführung und vereinfacht Prüfungen.
Bei der Vollständigkeit geht es darum, alle relevanten Aufzeichnungen ohne Auslassungen aufzubewahren. Der Rahmenplan sieht zwei Aufbewahrungskategorien vor:
- 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Bilanzen, Verträge, Rechnungen und Bestandsdaten.
- 6-jährige Aufbewahrungsfrist für Geschäftsdokumente, Kostenvoranschläge und Exportdokumente.
Aufbewahrungsfristen beginnen am Ende des Vorjahres.
Gemäß GoBD müssen Bargeldtransaktionen täglich aufgezeichnet werden, unabhängig von der Art des verwendeten Kassensystems, während bargeldlose Transaktionen innerhalb von 10 Tagen verbucht werden sollten, um Aktualität und Konsistenz zu gewährleisten. Für Buchungen von Waren- und Kostenrechnungen gilt in der Regel eine Frist von 8 Tagen, um sicherzustellen, dass die aufgezeichneten Transaktionen korrekt und nachvollziehbar bleiben.
Das Prinzip der Genauigkeit stellt sicher, dass alle Aufzeichnungen die tatsächlichen Umstände des Unternehmens widerspiegeln. Aufzeichnungen müssen immer mit ihren Originalen übereinstimmen, um die Zuverlässigkeit und Konsistenz bei Prüfungen zu gewährleisten.
GoBD-Konformität mit Odoo
Die neueste Version von Odoo - Odoo 18 - bietet Unternehmen in Deutschland noch leistungsfähigere Funktionen, um die Anforderungen der GoBD einzuhalten. Besondere Highlights sind:
Odoo ist nun GoBD-zertifiziert und bietet Unternehmen in Deutschland die Sicherheit, dass die Software den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Diese Zertifizierung unterstreicht Odoos Engagement für Compliance und erleichtert die Einhaltung der GoBD-Richtlinien durch spezialisierte Funktionen und geprüfte Prozesse.
Die letztendliche Verantwortung für die Einhaltung der GoBD liegt beim Unternehmen selbst. Obwohl Odoo leistungsstarke digitale Werkzeuge bereitstellt, ist es entscheidend, das System so zu nutzen, dass es den GoBD-Standards entspricht. Da die GoBD keine formelle Softwarezertifizierung verlangt, hängt die Einhaltung letztlich von der korrekten Anwendung der Software im Unternehmen ab.
Schlussfolgerung
Die GoBD-Richtlinien stärken Deutschlands Fortschritt hin zur digitalen Buchhaltung und unterstreichen die Bedeutung der Einhaltung, um Strafen zu vermeiden und in einer zunehmend digitalen Wirtschaft wettbewerbsfähig zu bleiben.
Als umfassende GoBD-zertifizierte Geschäftsmanagementlösung kann Odoo deinem Unternehmen dabei helfen, sich im Dschungel deutscher Vorschriften zurechtzufinden. Von der Buchhaltung und elektronischen Rechnungsstellung bis hin zum Vertriebsmanagement und zur Fertigungsplanung optimiert Odoo sämtliche Betriebsabläufe und stellt gleichzeitig die Einhaltung der deutschen Vorschriften sicher.
Odoo ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen, die Effizienz zu steigern und sich auf das Wachstum zu konzentrieren.
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