Nom de l'entreprise : Aerospacelab 

Loclisation: Belgique, Europe

Secteur d'activité : Fabrication 

Date de création : 2018

Taille de l'entreprise : 250+

Utilisateurs Odoo : 250+

Type d'hébergement : Odoo.sh

Applications: Comptabilité, Achats, Validations, Inventaire, Fabrication, CRM, Qualité, Maintenance, Congés, Notes de frais, Assistance, Ventes, Planification, Signature, Évaluations, Recrutement, Parc automobile, CMS, Projet, Feuilles de temps, etc. 

Fondée en 2018, la société Aerospacelab a grandi de façon exponentielle au fil des années, et dispose aujourd’hui de bureaux à travers l’Europe et les États-Unis. Experte en conception, fabrication et exploitation de satellites, ses instruments et ses services opérationnels, l’entreprise fournit des offres sur mesure à ses clients dans le monde entier. Faisant face à une croissance rapide, Aerospacelab cherchait un système de gestion apte à s’adapter à ce rythme effréné. Modulaire et rentable, Odoo était exactement l’outil recherché pour gérer ces opérations et flux.

Disposant de bureaux et d’usines à travers l’Europe (Belgique, France et Suisse) et les États-Unis, Aerospacelab multiplie les ancrages dans des territoires clés du secteur aérospatial. Depuis sa création en 2018, l’entreprise a pour vocation de démocratiser l’accès à l’espace en imaginant des solutions de pointe, à la fois innovantes et évolutives. En quelques chiffres, plus de 600 satellites seront produits chaque année au sein des trois usines.

Entre 2018 et 2022, le nombre d’employés est passé de 1 à 100. Cela a engendré diverses complexités dans la gestion des opérations quotidiennes, notamment les suivantes : 

 Logistique autour de la croissance rapide : Gérer la comptabilité, les achats, l’inventaire et les processus de production est devenu extrêmement compliqué au fur et à mesure qu’Aerospacelab grandissait. 

 Collaboration inter-départements : Il était essentiel de veiller à mettre en place des processus de validation fluides et efficaces à travers les divers départements. 

 Coordination des vendeurs : L’entreprise devait coordonner plusieurs vendeurs différents tout en maintenant son efficacité. 

 Gestion des clients, leads et opportunités : Il fallait mettre en place un système centralisé et structuré pour gérer l’ensemble des relations avec les clients. 

 Communication au sein de l’entreprise : Avec quatre entités internationales et trois usines, il était crucial de simplifier la communication entre les équipes. 

 Vue d’ensemble sur les statistiques : Aerospacelab devait rassembler les feuilles de temps, budgets, coûts et revenus afin de réaliser le suivi des projets et des finances. 

 Système pour les ressources humaines : Une plateforme centralisée était nécessaire pour gérer les demandes de congé, les notes de frais et les évaluations de performance. En outre, il était important de superviser les missions relatives au recrutement, à la flotte de véhicules, et autres. 

 Expérience utilisateur : Il fallait améliorer la gestion des demandes de support et des processus de signature électronique.

 Plateforme web : L’objectif était d’établir une plateforme web évolutive et facile à utiliser.

Étant donné sa croissance rapide, Aerospacelab nécessitait un système intégré, flexible et évolutif pour gérer les opérations principales efficacement. C’est la raison pour laquelle la société a comparé minutieusement plusieurs outils, afin de trouver celui apte à répondre à ses exigences et besoins. SAP fut pris en considération, mais son coût et son retour sur investissement estimé n’étaient pas alignés avec les besoins d’Aerospacelab. Le choix final s’est porté sur Odoo, au vu de son approche flexible et rentable.

Assez rapidement après la création de l’entreprise, en 2022, Aerospacelab a opté pour Odoo comme pilier central de ses opérations, étant donné la capacité du logiciel à harmoniser et à optimiser les processus au sein d’une seule et même plateforme. 

Afin de prendre pleinement possession de l’implémentation et d’avancer efficacement, l’entreprise a décidé de configurer Odoo en interne. Pour ce faire, une équipe dédiée de développeurs et de business analysts expérimentés a été constituée. 

Tout d’abord, les modules standard ont été installés, intégrant les données existantes et implémentant les petites fonctionnalités complémentaires. Seulement après avoir posé les fondations, l’équipe a entrepris les changements plus conséquents et impactants à long-terme, qui nécessitaient une phase d’analyse et de définition des processus plus approfondie. 

Des améliorations ont régulièrement été apportées par le biais d’une méthodologie agile, en permettant aux utilisateurs d’interagir avec les nouvelles fonctionnalités dès que possible. Une documentation interne a continuellement été fournie pour favoriser une adoption en toute simplicité par les utilisateurs. 

En ce qui concerne l’implémentation d’Odoo, Aerospacelab a procédé en observant des phases stratégiques : 

• Consolidation des fondations : Les modules Comptabilité, Achats, Validations, Inventaire et Fabrication ont été installés pour poser des bases solides à la plateforme. L’accès a été octroyé à la moitié des employés, pour impliquer ces derniers et privilégier une bonne adoption de l’outil. 
• Installation du système de gestion des relations clients (CRM) : Le CRM a ensuite été déployé pour améliorer le suivi des leads et l’engagement des clients. 
• Gestion et suivi des projects: Less than a year later, Odoo was extended to all employees as the main software to handle project activities, tasks, and timesheets. 
• Intégration d'applications supplémentaires : Par la suite, d’autres modules ont été progressivement ajoutés pour gérer les diverses opérations (par exemple, Qualité, Maintenance, Congés, Notes de frais, Assistance, Ventes, Calendrier, Signature, Évaluations, Recrutement, Flotte automobile ou encore le CMS). 

Chaque phase s’est déroulée à travers une collaboration fonctionnelle pour garantir l’alignement entre les besoins de l’entreprise et les capacités du logiciel, et s’assurer de l’accès sécurisé aux informations.

Adopter une approche agile était la clé pour Aerospacelab. Ceci a permis à la société de se familiariser avec ce nouveau système de gestion mais aussi de faire évoluer les modules en fonction des besoins des équipes. 

La société a relevé certains défis, tels que :

 L'adoption de la plateforme et la formation liée : Les équipes nécessitaient un apprentissage pour maximiser le potentiel de la plateforme, c’est la raison pour laquelle des sessions de formation dédiées ont été organisées.

 Les challenges relatifs à l'évolution de croissance : Étant donné la rapidité de croissance d’Aerospacelab, il était crucial d’adapter la configuration Odoo pour répondre à certains besoins opérationnels liés à la croissance.

 L'équilibre entre sécurité et économie : Trouver un juste milieu entre la sécurité et l’ergonomie était essentiel lors de l’octroi des accès. Donner un excès de droits pouvait compromettre l’intégrité des données, tandis que restreindre trop les droits pouvait affecter l’efficacité. Aux prémices de l’implémentation, un objectif fut de définir, équipe par équipe, quels droits étaient requis, et de développer une solution pour les gérer de manière optimale.

En tant que start-up à la croissance rapide sans procédures pré-établies, Aerospacelab avait besoin d’un système pouvant évoluer main dans la main avec ses procédures. Odoo s’est révélé être la solution idéale, permettant à l’entreprise d’affiner ses flux de travail tout en remédiant aux inefficacités dans les équipes. 

« Intégrer Odoo nous a permis d’optimiser les flux de travail de près de 300 employés, à travers 4 filiales internationales réparties sur 7 fuseaux horaires » - Célia Berlemont - Responsable communication, marketing, et relations publiques pour Aerospacelab 

Choisir Odoo en tirant le meilleur parti du logiciel a débloqué de nombreux bénéfices clés pour l’entreprise et ses employés.

La plateforme Odoo peut s’adapter à des procédures en cours d’évolution, en intégrant des premières ébauches de procédures pour ensuite les peaufiner et en faire des flux de travail structurés. Cette flexibilité est cruciale pour créer des liens entre les divers départements. 

Odoo a également permis de fluidifier les processus au-delà des attentes initiales de l’entreprise. En effet, le logiciel a amélioré et renforcé les procédures globalement. Mais la traçabilité des produits, la sous-traitance et la gestion de la qualité ont également été simplifiées. Les équipes d’assistance peuvent être plus réactives et efficaces dans la résolution de problèmes. Enfin, la gestion du contenu est plus facile et offre une présence digitale plus structurée.

En consolidant les flux principaux de travail dans une plateforme unique, Odoo a simplifié et harmonisé les opérations. Ainsi, les employés peuvent communiquer plus facilement et travailler plus efficacement sans devoir jongler entre plusieurs outils indépendants les uns des autres.

Plutôt que de former les employés à plusieurs outils, Aerospacelab a tout centralisé dans Odoo. Des sessions de formation ont été menées à bien, garantissant un processus d’intégration et d’adoption rapide au sein de l’entreprise.

Odoo a centralisé des fonctionnalités essentielles pour les ressources humaines, comme les feuilles de temps, les congés, les évaluations de performance, les rapports de hiérarchie et le suivi des notes de frais. De cette manière, les employés bénéficient aujourd’hui d’une seule et même plateforme pour toutes les tâches administratives.

En exploitant le CMS d’Odoo, l’entreprise a fluidifié la gestion du site Web tout en maintenant une structure unifiée à travers des mises à jour du contenu et des améliorations du site plus intuitives et évolutives.

La société Aerospacelab est passée de 4 à 300 employés en moins de 7 ans. Les applications Odoo ainsi que l’équipe interne dédiée se sont constamment adaptées pour répondre aux évolutions des besoins et exigences.

Odoo offre une visibilité transversale, ce qui améliore les processus de prise de décision ainsi que la collaboration. 

« La flexibilité, l’évolutivité et l’efficacité d’Odoo en font une solution idéale pour toute entreprise technologique à croissance rapide comme Aerospacelab. La capacité de l’outil à unifier une série de processus opérationnels a changé la donne pour nous… Et croyez-nous, on a comparé nos options ! » - Célia Berlemont - Responsable communication, marketing, et relations publiques pour Aerospacelab